Teams-Transkription datenschutzkonform nutzen

23. September 2026 · 7 Min. Lesezeit

Die Transkription ist in Microsoft Teams eingebaut, sie kostet nichts extra und ist mit zwei Klicks aktiv. Genau das macht sie zum Thema, denn eine Funktion, die ohne Beschaffungsprozess in Betrieb geht, durchläuft auch keine Datenschutzprüfung. Für Zoom stellen sich dieselben strukturellen Fragen. Die folgenden Punkte stammen aus der Administrationsdokumentation von Microsoft.

Wo das Transkript landet

Transkripte werden zusammen mit der Besprechungsaufzeichnung in OneDrive und SharePoint gespeichert. Das ist die wichtigste Tatsache überhaupt, weil daraus alles Weitere folgt. Das Transkript erbt die Zugriffsrechte des Speicherorts, es taucht in der Suche auf, es lässt sich teilen, und es bleibt bestehen, solange die Datei besteht. Live-Untertitel werden dagegen nicht gespeichert, sie erscheinen nur während der Besprechung.

Wer wissen will, wie lange Transkripte im eigenen Tenant liegen, muss deshalb nicht in den Besprechungseinstellungen nachsehen, sondern bei den Ablaufrichtlinien für Aufzeichnungen und bei den Berechtigungen der Ablageorte.

Standardmäßig aktiv, nicht standardmäßig geprüft

Die Transkription ist eine Richtlinieneinstellung, die sowohl für die organisierende als auch für die startende Person gelten muss. In neu angelegten Besprechungsrichtlinien ist sie laut Microsoft standardmäßig eingeschaltet, ebenso für Webinare und Townhall-Veranstaltungen. Wer also nichts entscheidet, hat entschieden.

Eine zweite Einstellung regelt, ob Organisierende verhindern können, dass Teilnehmende Chatnachrichten, Untertitel und Transkripte kopieren oder weiterleiten. Für vertrauliche Runden ist das der relevante Schalter, und er gehört in die interne Richtlinie, nicht in die Entscheidung einzelner Personen.

Was die Funktion nicht löst

Die technische Seite ist der kleinere Teil. Vier Fragen bleiben unabhängig vom Werkzeug offen.

• Zustimmung. Das nichtöffentlich gesprochene Wort ist nach § 201 StGB strafrechtlich geschützt. Ein automatisch erzeugter Hinweis im Meeting ersetzt keine Zustimmung aller Beteiligten. Mehr dazu im Beitrag zu Aufzeichnung und Einwilligung.
• Mitbestimmung. Ein System, das Gespräche mitschreibt und Sprecher zuordnet, ist zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet und damit in aller Regel mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das gilt auch für eine Funktion, die im vorhandenen Lizenzumfang bereits enthalten ist.
• Aufbewahrung. Ohne Ablaufrichtlinie bleibt das Transkript so lange liegen wie die Datei. Das widerspricht der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Wie sich Fristen sinnvoll staffeln lassen, steht im Beitrag zu den Löschfristen.
• Verarbeitungsort. Welche Verarbeitungen in welcher Region stattfinden, ergibt sich aus dem Vertrag und den gebuchten Optionen, nicht aus der Oberfläche. Das gehört geprüft und dokumentiert, bevor vertrauliche Runden transkribiert werden.

Die Abkürzung, die keine ist

Ein Transkript ist noch kein Protokoll. Es ist eine Textwand, in der niemand nachliest, und es konserviert jede beiläufige Äußerung, was der Datenminimierung zuwiderläuft. Der nützliche Teil ist das, was danach kommt, also Beschlüsse, Aufgaben und Zuständigkeiten. Welche Protokollform dafür passt, steht im Beitrag zu den drei Protokollarten.

Die europäische Variante

MeetingIQ arbeitet unabhängig vom Konferenzsystem und verarbeitet ausschließlich in der EU. Die Zustimmung wird vor jeder Aufnahme eingeholt und protokolliert, ein zugeschalteter Aufzeichnungsbot kündigt sich zusätzlich an, Original-Audio wird standardmäßig nach 24 Stunden gelöscht, und aus dem Transkript entsteht ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben statt einer Mitschrift. Die Subprozessoren sind offengelegt, der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt unterschriftsreif bereit. Eine Gegenüberstellung mit den üblichen US-Werkzeugen steht auf der Seite zur DSGVO-konformen Alternative.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Angaben zu Funktionen von Microsoft Teams geben den Stand der Herstellerdokumentation im September 2026 wieder.